Типичные ошибки при закупке спикеров для партий | Руководство по поиску поставщиков для глобальных покупателей

Ошибки при закупке акустических систем обычно становятся очевидными еще до подписания заказа. Типичная схема проста: покупатель сравнивает несколько основных характеристик, запрашивает быструю цену, утверждает образец с ограниченным набором замечаний и обнаруживает недостатки в упаковке, аксессуарах, соответствии стандартам или производительности уже позже.

Более качественное руководство по закупкам должно помочь покупателю замедлить темп в нужные моменты. Не все детали нужно решать в первый же день, но покупатель должен знать, какие позиции влияют на стоимость, минимальный объем заказа, оснастку, сроки изготовления образцов, отгрузку, послепродажное обслуживание и повторные заказы.

Краткие выводы для покупателей

• Прежде чем запрашивать коммерческое предложение, определите потребности в отношении рынка, каналов сбыта, целевого ценового диапазона, упаковки и соответствия нормативным требованиям.
• Сравнивайте поставщиков по объему проекта, используемым методам работы, подтверждающим документам и коммуникации, а не только по цене за единицу продукции.
• Необходимо, чтобы информация о сертификации, батарее, беспроводной связи и доставке была привязана к подтверждению, специфичному для конкретной модели.
• Используйте письменный порядок утверждения, чтобы отделы закупок, продукции, контроля качества и маркетинга не работали, исходя из разных предположений.

Примечание для покупателя: ошибка при закупке обычно обходится дорого после того, как покупатель уже утвердил образец или коммерческое предложение.

Используйте графическую схему процесса закупок из запроса предложений (RFQ) для утверждения образцов и массового производства. Предлагаемый альтернативный вариант: Распространенные ошибки при закупках спикеров, Руководство по поиску поставщиков для глобальных покупателей, Оценка покупателя.

Краткий обзор результатов оценки

Ошибки в процессе закупок начинаются еще до выбора поставщика.

Слабый процесс закупок часто начинается еще до того, как покупатель выберет поставщика. Если внутренняя команда не согласовала каналы сбыта, розничную позицию, уровень комплектации, потребности в аксессуарах, место назначения для соответствия нормативным требованиям и график запуска, сравнение предложений будет затруднительным. Один поставщик может предложить простую стандартную модель. Другой может включить в предложение поддержку в упаковке. Третий может предположить другой комплект аккумулятора или микрофона.

Затем покупатель сравнивает цены, которые не относятся к одному и тому же проекту.

Первое улучшение заключается не в увеличении числа поставщиков, а в более четком описании закупочного задания. Задание не обязательно должно быть полным с первого раза, но в нем необходимо отделить обязательные требования от желательных. Это поможет поставщику определить, какие запросы являются стандартными, какие требуют изменений в конфигурации, а какие могут потребовать разработки инструментов или анализа в процессе создания.

Скрытая стоимость дешевого первого предложения

Низкая первоначальная цена может быть полезна, но только если конфигурация четко определена. Если в смете не указан микрофон, используется более простая коробка, предполагается стандартный цвет, отсутствует проверка документации или оставлен вопрос о дизайне упаковки открытым, окончательная стоимость может измениться позже. Это создает напряжение, поскольку покупатель считает, что поставщик изменил цену, а поставщик считает, что покупатель изменил проект.

Покупатель должен запросить у каждого поставщика перечень исходных данных для составления коммерческого предложения. В список должны быть включены версия модели, комплектация, тип упаковки, область применения логотипа, языковые требования, стоимость образцов, обсуждение оснастки или пресс-форм, статус документации по соответствию и условия сроков поставки. Это замедлит сбор предложений, но упростит их сравнение.

Создайте одностраничный контрольный список для покупателя, демонстрирующий полноту запроса предложений и сравнение поставщиков. Рекомендуемый альтернативный вариант: контрольный список ошибок в закупках, влияющих на ценообразование, образцы и сравнение поставщиков.

Контрольный список для контроля закупок

• Прежде чем запрашивать подробные коммерческие предложения, определите целевой рынок, каналы сбыта и позицию в розничной торговле.
• Попросите каждого поставщика указать исходные данные для расчета стоимости, а не только цену за единицу товара.
• Уточните, является ли проект стандартной моделью, модифицированной моделью или новой разработкой.
• Вопросы, касающиеся стоимости образцов, обсуждения оснастки, минимального объема заказа, упаковки и соответствия требованиям, следует хранить в одном файле проекта.
• Утверждайте копию упаковки только после того, как будут ясны состояние конфигурации и документа.
• Перед повторными заказами ведите учет образцов и версий, чтобы иметь безупречную репутацию.

Ошибка: рассматривать стоимость образца как незначительную деталь.

Стоимость образцов часто обсуждается вскользь, но она может многое рассказать о ходе проекта. Стандартный образец, модифицированный образец и образец новой разработки — это разные работы разных поставщиков. Если покупатель запрашивает изменения цвета, логотипа, аксессуаров, упаковки или функциональности, изготовление образца может потребовать дополнительного времени и средств. Покупатель должен понимать, что входит в стоимость образца, а что нет.

В четком соглашении об использовании образца должны быть указаны версия модели, объем модификаций, комплектация аксессуарами, ответственность за доставку, ожидаемые документы, а также то, предназначен ли образец для проверки функциональности, внешнего вида или окончательного утверждения. Если покупатель ожидает, что образец будет представлять собой серийное производство, это ожидание должно быть указано. Ранние образцы могут быть полезны, но не готовы к серийному производству.

Это предотвратит разочарование в дальнейшем. Покупатели иногда ожидают, что образец ответит на все вопросы, в то время как поставщики рассматривают его как предварительную проверку. Покупатели должны помочь обеим сторонам определить цель использования образца до того, как будут потрачены деньги и время.

Сценарий для покупателя: Дистрибьютор разрабатывает сезонную рекламную кампанию.

Дистрибьютор, готовящий сезонную акцию, может настаивать на быстрых решениях. Это давление может привести к ошибкам в закупках, поскольку команда хочет получить ответы по цене, образцам, упаковке и доставке одновременно. Однако покупатель должен различать срочные и рискованные решения. Категория товара, содержимое упаковки и требования целевого рынка должны быть уточнены до того, как акция будет обещана розничным продавцам.

Дистрибьютор должен уточнить, какие части проекта являются окончательными, а какие — приблизительными. Если разработка дизайна упаковки, аксессуаров или документов, соответствующих требованиям, еще не завершена, отдел продаж не должен рассматривать коммерческое предложение как окончательное. Краткая таблица статуса проекта может предотвратить продажу рекламной акции внутри компании до того, как поставщик подтвердит реальную конфигурацию.

Этот сценарий придает теме более значимую коммерческую подоплеку. Он показывает, как ошибки в процессе закупок создают давление на последующие этапы продаж, а не только неудобства при покупке.

Ситуация с покупателем: интернет-магазин запускает новое объявление.

Интернет-магазин может сосредоточиться на содержании описания товара, фотографиях, значках функций и отзывах пользователей. Ошибки при закупках проявляются, когда в описании товара обещается больше, чем соответствует выбранной конфигурации. Если покупатель делает общие заявления о батарее, басах, водонепроницаемости, характеристиках микрофона или входящих в комплект аксессуарах до ознакомления с образцом и документацией, запуск может привести к ненужным спорам.

Покупатель должен связать файлы, относящиеся к закупке, с файлами, содержащими описание товара. Утвержденный образец, список аксессуаров, описание упаковки, инструкция, фотографии товара и примечания о соответствии должны совпадать друг с другом. Если поставщик изменяет конфигурацию после составления описания товара, его следует пересмотреть. Это практический шаг контроля, а не маркетинговая деталь.

Покупателям следует ориентироваться на этот современный подход к совершению покупок. Многие покупатели акустических систем не просто импортируют коробки; они создают онлайн-страницы товаров, которые должны соответствовать товару.

Как продуктивно использовать сопротивление поставщиков.

Сопротивление поставщика не всегда бывает негативным. Если поставщик заявляет, что его запрос влияет на стоимость, минимальный объем заказа, сроки изготовления образцов или оснастку, покупатель должен рассматривать эту информацию как полезную. Затем покупатель может решить, является ли запрос коммерчески необходимым. Проблемы возникают, когда сопротивление носит расплывчатый характер или когда покупатель игнорирует его, поскольку план запуска уже определен.

В конструктивном ответе запрашиваются варианты. Можно ли выполнить запрос на основе стандартной модели? Требуется ли модифицированный образец? Существует ли менее рискованная альтернатива? Что изменится, если покупатель сохранит текущую структуру? Такой обмен мнениями помогает обеим сторонам прийти к реалистичному плану.

Данное руководство должно побуждать покупателей использовать отзывы поставщиков в рамках контроля за закупками. Цель состоит не в том, чтобы выиграть по каждому пункту переговоров, а в том, чтобы избежать скрытых предположений.

Контрольный список действий покупателя

• Перед запросом окончательного коммерческого предложения определите целевой рынок, канал сбыта, роль продукта и необходимые документы.
• Храните образец версии, принятые замечания, отклоненные замечания и открытые вопросы в одном документе об утверждении.
• Проверьте, влияет ли каждое изменение на минимальный объем заказа, оснастку, время изготовления образцов, упаковку, доставку, проверку соответствия или послепродажную поддержку.
• Перед использованием общедоступных утверждений, их следует сопоставлять с данными, специфичными для конкретной модели, прежде чем применять их в текстах на веб-сайте, упаковке, руководствах или рекламных материалах.
• Используйте только реальные, утвержденные фотографии продукции, утвержденные заводские фотографии или нейтральные схемы, соответствующие теме статьи.

Рекомендуемая литература для покупателей

• Одобрение на серийное производство (https://www.deluxespeakers.com/what-buyers-should-approve-before-mass-production-starts-in-an-oem-speaker-project.html)
• Требования к запросу коммерческого предложения на портативные колонки (https://www.deluxespeakers.com/what-buyers-should-include-in-a-portable-speaker-rfq-before-asking-for-a-quotation.html)
• Качество производства портативных колонок (https://www.deluxespeakers.com/common-quality-problems-in-mass-production-of-portable-speakers-and-how-factories-prevent-them.html)

FAQ

Какую первую ошибку в процессе закупок следует избегать?

Не запрашивайте цену, не определив предварительно конфигурацию, рынок, упаковку и комплектацию.

Покупателям следует в первую очередь выбирать плесень, образовавшуюся в результате естественного плесени, или плесень, образовавшуюся в частном порядке?

Перед принятием решения им следует сравнить скорость, дифференциацию, риски, связанные с оснасткой, стоимость и потребности в каналах сбыта.

Можно ли проверить соответствие стандартам после завершения производства?

Это рискованно. Перед подачей публичных заявлений и планированием отгрузки следует ознакомиться с требованиями рынка назначения.

Перед окончательным утверждением

Прежде чем покупатель примет данную тему в качестве утвержденного направления проекта, убедитесь, что все заявленные характеристики продукта, сертификата, события, клиента, времени выполнения, беспроводной связи или производительности соответствуют выбранной модели и рынку. Если доказательства не готовы, сосредоточьте формулировку на методе оценки, действиях покупателя и открытых вопросах.