Distinguer la conformité du produit de la responsabilité du producteur

La conformité des produits consiste à vérifier si l'enceinte répond aux exigences applicables en matière de conception, de sécurité, de radiofréquences, de substances, d'étiquetage et de documentation. Les travaux relatifs aux DEEE/REP portent sur les acteurs qui mettent les équipements sur le marché, les organismes qui les enregistrent et les déclarent, le financement et la gestion des obligations en fin de vie, ainsi que les informations ou marquages ​​requis.

Utilisez le Aperçu de la certification des intervenants aux États-Unis et en UE afin de maintenir la visibilité des flux de travail, mais sans fusionner leurs données.

Identifier le producteur pour chaque itinéraire

Identifiez l'entité juridique qui fabrique sous son nom, revend sous sa marque, importe ou vend à distance dans chaque État membre, puis appliquez la réglementation nationale en vigueur après avoir consulté un expert. Un même groupe peut avoir différentes entités de production selon les itinéraires.

Indiquez dans le tableau les noms légaux, adresses, numéros de TVA/d'identification commerciale, pays, canal de vente, gamme de produits, prestataire de services et contacts responsables. L'affirmation « Notre distributeur s'en occupe » est incomplète sans un accord écrit et à jour, ainsi que des preuves.

Créer un fichier de marché pays par pays

Pour chaque destination, consignez le registre national, l'identité du producteur, le numéro d'enregistrement lorsqu'il a été délivré, le système de conformité ou l'itinéraire individuel, l'exigence de représentant autorisé le cas échéant, la période de déclaration, les catégories, la base de données, le propriétaire des frais, les informations de collecte, les marques, les dossiers d'audit et la date de renouvellement/révision.

Ne créez pas un seul champ « Numéro DEEE UE » et ne le réutilisez pas dans plusieurs pays. La Commission européenne prend note des efforts déployés pour harmoniser les formats d’enregistrement et de déclaration, mais la mise en œuvre et l’administration restent du ressort des autorités nationales. Veuillez vérifier les informations en vigueur auprès des autorités des États membres ou des prestataires agréés.

Classer l'équipement et les obligations connexes

Déterminez si l'enceinte et les composants électriques fournis sont concernés par la directive DEEE et quelle catégorie ou quel traitement de déclaration s'applique dans chaque pays. Examinez les chargeurs, adaptateurs, microphones sans fil, télécommandes, écrans et accessoires inclus, plutôt que de supposer que la classification principale de l'enceinte couvre tous les éléments fournis.

Les batteries et les emballages peuvent engendrer des obligations de déclaration ou de responsabilité élargie du producteur (REP) distinctes. Veillez à ce que ces processus restent liés mais distincts. Évitez les doubles comptages et les omissions de masse en documentant les limites de déclaration.

Collecter les données des fournisseurs qui peuvent être auditées

L'usine doit fournir des données contrôlées sur le produit et son emballage, mais ne prend pas la décision d'enregistrement légal de la marque. Les champs utiles incluent :

Précisez si les données sont mesurées ou estimées, l'échantillon et l'échelle, ainsi que la révision. Un changement d'emballage, le remplacement de la batterie, l'ajout d'un microphone ou d'un nouvel adaptateur peuvent modifier les données rapportées, même si le nom du modèle commercial reste inchangé.

Contrôler la corbeille barrée et autres informations

La directive DEEE comprend des exigences en matière de marquage et d'information, notamment le symbole de collecte sélective lorsque cela est possible. Les responsables de la conformité doivent vérifier l'emplacement, la visibilité, la durabilité, la taille, la méthode d'identification de la date, l'identification du fabricant, le libellé du manuel et les exigences nationales spécifiques à chaque produit.

Utilisez le liste de contrôle d'étiquetage des haut-parleurs pour la vente au détail Coordonner les informations relatives au produit, à l'emballage, à l'importateur, au modèle, au code-barres, à la batterie et à son recyclage. Ne pas laisser une étiquette de code-barres masquer une marque obligatoire.

Rapprocher les rapports avec les données commerciales

Les rapports doivent comporter une source documentée indiquant les unités ou la masse mises sur le marché national concerné pendant la période requise. Il convient de définir comment les commandes ERP, les importations, les retours, les transferts, les remplacements, les échantillons et les exportations sont traités conformément aux directives nationales compétentes.

Conservez les calculs, les rapports soumis, les accusés de réception, les paiements, la correspondance et les modifications. Attribuez la responsabilité de la révision et de la sauvegarde afin que les rapports ne dépendent pas d'un seul employé ou d'un compte de fournisseur externe.

Plan d'assistance aux clients et en fin de vie

Définissez les informations destinées aux consommateurs ou aux utilisateurs professionnels, les modalités de reprise ou de collecte le cas échéant, la politique relative aux pièces détachées et aux réparations, les consignes d'élimination, la procédure de réclamation et les coordonnées des fournisseurs. Assurez-vous que les informations relatives au recyclage, au développement durable ou à la reprise correspondent aux dispositifs mis en place.

Le guide de la boucle de rétroaction après-vente des haut-parleurs permet de relier les informations relatives aux retours et à la fin de vie des produits à l'amélioration de ces derniers, tout en distinguant les retours sous garantie du traitement des déchets.

Examinez les modifications avant de rediriger les stocks

Un nouveau pays, un nouveau circuit de distribution à distance, une nouvelle entité juridique, une nouvelle place de marché, un nouvel entrepôt, un nouvel accessoire inclus, un nouveau modèle, une nouvelle batterie, un nouvel emballage ou une nouvelle quantité de produit peuvent avoir une incidence sur l'enregistrement, la déclaration, l'étiquetage ou le calcul des frais. Il convient d'intégrer l'examen DEEE/REP au contrôle des changements de marché et de produit.

Ne transférez pas de stock destiné à un marché vers un autre en vous basant uniquement sur une étiquette de langue. Vérifiez l'entité juridique, l'enregistrement, la gamme de produits, les marques, le manuel d'utilisation, les données de reporting et le circuit de distribution avant la mise sur le marché.

Examen des données d'entrée sur le marché de l'UE

• Les flux de travail relatifs à la conformité des produits et aux DEEE/REP sont distincts et coordonnés.
• Les rôles des producteurs sont cartographiés par entité juridique, pays et canal de vente.
• Les immatriculations nationales et les modalités de service sont vérifiées avant la vente.
• Les équipements, les batteries, les emballages et les accessoires possèdent des limites de données clairement définies.
• Les données relatives à la masse et à la quantité des fournisseurs sont mesurées, versionnées et conciliables.
• Les marques sur les produits et les emballages sont vérifiées en fonction de la destination réelle.
• Les calculs de reporting sont liés aux données commerciales et aux modèles.
• Les informations relatives aux clients et à la fin de vie correspondent aux dispositions réelles.
• Les modifications apportées au marché, à l'itinéraire, à l'entité, au produit et à l'emballage déclenchent un examen.
• Des conseillers nationaux qualifiés confirment la position actuelle.

Références

• Commission européenne, Déchets d'équipements électriques et électroniques .
• EUR-Lex, Directive 2012/19/UE relative aux DEEE .
• Consultez les autorités compétentes des États membres et les prestataires de services juridiques/EPR qualifiés pour la mise en œuvre spécifique à chaque pays.