เอกสารข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ผลิตมีข้อมูลอ้างอิงร่วมกันสำหรับการเสนอราคา การพัฒนา และการอนุมัติตัวอย่าง ควรระบุรุ่นหรือการออกแบบ ฟังก์ชัน เป้าหมายด้านเสียง ข้อกำหนดเกี่ยวกับแบตเตอรี่และการชาร์จ ขนาด แสงสว่าง อุปกรณ์เสริม บรรจุภัณฑ์ และตลาดเป้าหมาย เงื่อนไขการทดสอบและเกณฑ์การยอมรับมีความสำคัญเท่าเทียมกับตัวเลขหลักๆ การบันทึกข้อกำหนดเหล่านี้จะช่วยระบุข้อมูลที่ขาดหายไปและแยกคุณสมบัติที่รวมอยู่จากส่วนเพิ่มเติมที่ไม่จำเป็น ควรบันทึกวันที่และเวอร์ชันของข้อกำหนด และยืนยันการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้ทีมจัดซื้อ วิศวกรรม และคุณภาพทำงานจากข้อกำหนดที่ได้รับการอนุมัติเดียวกัน